Manfaat Menggunakan Tanda Tangan Digital – Surat resmi adalah surat atau dokumen yang digunakan untuk menyampaikan keperluan formal sebuah organisasi tertentu, baik itu berupa pemerintah, lembaga non-profit maupun perusahaan. Tidak jarang, surat ini juga memiliki kekuatan hukum, seperti surat perjanjian jual beli, surat dinas, surat kuasa dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, surat jenis ini harus memiliki tanda tangan dari pihak berwenang. Tanda tangan merupakan tanda atau bukti bahwa pihak yang berwenang telah membaca dan menyetujui isi surat tersebut.
Seiring dengan perkembangan teknologi, kini surat resmi bisa dibuat secara digital (menggunakan komputer), begitu pula dengan tanda tangan. Tanda tangan digital (digital signature) terbagi menjadi dua jenis, yaitu yang memiliki sertifikat dan tidak.
Tanda tangan digital yang memiliki sertifikat dilengkapi dengan sertifikat elektronik yang tidak semua perusahaan bisa menerbitkannya. Sertifikat elektronik ini penting karena memuat data-data mengenai digital signature tersebut, mulai dari tanggal pembubuhan hingga pemilik.
Lalu, apa sih manfaatnya menggunakan tanda tangan digital? Berikut ini beberapa manfaat menggunakan teknologi ini khususnya yang bersertifikat, untuk penerbitan surat resmi:
Daftar Isi
1. Praktis, Cepat dan Efisien
Dengan menggunakan digital signature, Anda tidak perlu mencetak sebuah dokumen untuk menandatanganinya. Anda tinggal mengunggah versi pdf dari dokumen tersebut ke aplikasi lalu membubuhkan tanda tangan Anda hanya dalam beberapa kali klik.
Tidak hanya itu, aplikasi digital signature kini juga memungkinkan pengguna untuk mengirimkan permohonan tanda tangan kepada pengguna lain terlepas dari lokasi tempat tinggal pengguna tersebut, menandatangani banyak dokumen sekaligus, dan menyimpan data penandatanganan sebuah dokumen. Dengan demikian, proses pembubuhan tanda tangan kini bisa berlangsung lebih cepat dan efisien.
2. Keabsahan Dijamin Hukum
Anda tidak perlu khawatir. Keabsahan digital signature sudah dijamin oleh hukum di Indonesia dan berbagai negara lainnya. Di Indonesia, hal ini diatur dalam UU. No 11 Tahun 2008 Pasal 11 Ayat 1 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan PP. No. 82 Tahun 2012 Pasal 52 Ayat 1 dan 2 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Ini artinya, kekuatan hukum digital signature yang memiliki sertifikat sama kuatnya dengan tanda tangan basah di mata hukum. Inilah kenapa, tanda tangan digital yang tersertifikasi aman digunakan untuk dokumen resmi seperti kontrak kerja karyawan atau surat perjanjian lainnya.
3. Hemat Biaya
Manfaat penting lain dari menggunakan digital signature untuk surat resmi adalah digital signature lebih hemat biaya. Di Privy misalnya, biaya untuk membubuhkan tanda tangan adalah sebesar Rp3.500 per TTD dan Rp1.800 jika Anda meminta TTD pihak lain.
Jumlah ini tentu akan lebih kecil dibandingkan dengan biaya yang harus Anda keluarkan ketika Anda harus mencetak dan mengirimkan dokumen tersebut ke pihak yang bersangkutan bukan?
4. Mudah Disimpan dan Dicari
Karena perlu di cetak, Anda harus menyimpan fisik surat resmi di gudang. Apabila hal ini Anda lakukan terus menerus, maka bukan tidak mungkin jika surat resmi tersebut susah dicari karena sudah tertumpuk di gudang.
Sebaliknya, Anda tidak perlu menyimpan dokumen fisik yang telah Anda bubuhi digital signature. Pasalnya, sistem akan secara otomatis menyimpannya. Untuk mencarinya Anda juga tinggal menggunakan fitur audit trail, yaitu fitur pada aplikasi digital signature yang digunakan untuk mencari, mengelompokkan dan mengidentifikasi data rinci dokumen yang sudah dan belum ditandatangani dengan cepat dan mudah.
5. Ramah Lingkungan
Kertas adalah salah satu produk industri yang terbuat dari bahan kayu. Oleh sebab itu, mengurangi konsumsi kertas dengan tidak mencetak terlalu banyak surat resmi, dapat mengurangi penebangan kayu. Hal ini juga berarti kalau penggunaan digital signature dalam surat resmi, mampu membantu perusahaan mewujudkan perusahaan yang ramah lingkungan.
6. Keamanan Terjamin
Keamanan certified digital signature lebih terjamin karena tiga hal. Pertama, hanya perusahaan-perusahaan dengan tingkat keamanan tinggi yang mendapatkan izin dari KOMINFO untuk memberikan sertifikat digital ini. Keamanan tinggi di sini dalam bentuk sistemnya tidak mudah diretas oleh hacker atau terkena tindak pidana kejahatan siber lainnya.
Kedua, certified digital signature dilengkapi dengan sertifikat digital yang berisi data lengkap mengenai proses penandatanganan sebuah dokumen. Ini artinya, apabila ada orang lain yang mengakses aplikasi tanda tangan digital Anda dan membubuhkan tanda tangan di surat resmi tersebut, Anda akan dapat cepat mengetahuinya.
Ketiga, akan ada two factor authentication (2FA) yang harus dimasukkan apabila Anda menandatangani sebuah surat resmi dengan cara ini. 2FA ini berupa memasukkan PIN dan kode OTP yang akan dikirimkan via email.
Dengan demikian, apabila ada pihak yang ingin memalsukan tanda tangan Anda, maka mereka tidak hanya harus tahu username dan password aplikasi tanda tangan yang Anda gunakan, tetapi juga email dan PIN Anda. Meskipun demikian, tetap pastikan tidak ada orang yang mengetahui username dan password aplikasi tanda tangan digital yang Anda gunakan untuk meningkatkan keamanan.
7. Mendorong Peningkatan Produktivitas
Dengan tanda tangan dokumen yang mudah, cepat dan praktis, tentunya produktivitas perusahaan juga dapat ditingkatkan. Misalnya dalam proses pengiriman barang. Dengan menggunakan certified digital signature penandatanganan surat pengiriman barang menjadi lebih cepat karena Anda bisa menandatangani beberapa dokumen sekaligus dan atau mengirimkan soft file dokumen tersebut untuk ditandatangani atas dengan cepat dan mudah. Akibatnya, semakin banyak surat pengiriman barang yang bisa ditandatangani dan lebih banyak pula barang yang bisa dikirimkan.
Contoh lainnya adalah, beberapa kampus di Indonesia saat ini menggunakan certified digital signature untuk menandatangani legalisir ijazah dan transkrip alumni. Sebelumnya, alumni yang menginginkan legalisir diminta untuk menyerahkan salinan ijazah dan transkrip secara langsung ke kantor urusan alumni.
Namun dengan adanya teknologi ini, mahasiswa tinggal mengunggah salinan kedua dokumen tersebut ke aplikasi atau sistem dan pihak dekanat akan menandatangani dua dokumen resmi tersebut secara digital. Tentu hal ini akan memudahkan alumni yang tinggal di luar kota atau provinsi.
Dengan berbagai manfaat ini, maka tidak heran jika saat ini banyak perusahaan dan lembaga yang menggunakan teknologi digital signature ini. Jadi, jangan sampai ketinggalan! Gunakan segera aplikasi tanda tangan digital untuk meningkatkan produktivitas dan pendapatan perusahaan Anda.
Manfaat Menggunakan Tanda Tangan Digital untuk Surat Resmi
